Å koble Shopify og Webshipper til kundeservicen gir kundebehandlerne både ordredata og den fysiske forsendelsesreisen. Shopify viser hva kunden kjøpte og hvordan ordren ble behandlet, mens Webshipper kan gi informasjon om pakke, transportør, etikett og sporing.
Integrasjonen bør forene hendelser til en nyttig kundeservicetidslinje i stedet for å vise to frakoblede paneler.
Kartlegg opplysningene i begge systemene
| Shopify-opplysninger | Fraktopplysninger |
|---|---|
| Ordre og kunde | Forsendelse og mottaker |
| Varer og antall | Pakkeinnhold der det er tilgjengelig |
| Ordrestatus | Transportør, frakttjeneste og etikettstatus |
| Hendelser i ordrebehandlingen | Milepæler og avvik i sporingen |
| Refusjons- og kanselleringshistorikk | Stans under transport, retur eller leveringsresultat |
Kundeservice må håndtere delte forsendelser, delvis ordrebehandling, omforsendelser og flere sporingsnumre uten å anta at én ordre tilsvarer én pakke.
Bygg leveringsarbeidsflyten
- Koble kunden til Shopify-bestillingen.
- List opp hver leveranse og tilhørende pakke.
- Normaliser transportørmilepæler og avvik.
- Identifiser gjeldende kundespørsmål og relevant forsendelse.
- Bruk rutespesifikke regler for forsinkelser eller erstatningskrav.
- Forbered et svar og neste tiltak som tar hensyn til gjeldende status.
- Følg opp det dere har lovet kunden, frem til saken er endelig løst.
WISMO-automatisering håndterer rutinestatus, mens håndtering av leveringsavvik dekker handlingskrevende hendelser.
Avklar hvilket system som er fasit
Definer hvilket system som er fasit for leveringsadressen, frigivelse til ordrebehandling, fraktetiketten, sporingen og statusen i kundesaken. Hindre at en adresseendring i ett system skaper en feilaktig antakelse om at opplysningene hos transportøren også er endret.
For endringer før utsendelse, bruk Automatisering av adresseendringer i Shopify og bekreft resultatet i alle relevante systemer.
Håndter manglende og motstridende data
Hvis en pakke mangler, er duplisert eller koblet feil, sender dere saken til driftsansvarlig med dokumentasjon fra ordre og frakt. Hvis status hos transportøren og i Shopify er forskjellig, bruker dere kilden som er riktig for den aktuelle hendelsen, samtidig som avviket gjøres synlig.
Ikke la AI fylle hull med en sannsynlig status. Kundesvaret skal angi hva som er kjent og når teamet vil verifisere resten.
Mål kvaliteten på integrasjonen
Spor hvor nøyaktig poster kobles sammen, hvor mye manuelt oppslag reduseres, behandlingstid for WISMO, svartid ved avvik, manglende oppfølginger, gjentatte henvendelser og feilaktige statusforklaringer. Overvåk også forsinkelser i synkroniseringen og hendelser som ikke er tilgjengelige.
Webshipper-integrasjon bør gjøre leveringsdokumentasjon tilgjengelig for AI og kundebehandlere med de samme tilgangskontrollene. En god integrasjon reduserer gjentatte oppslag hos transportøren og gir kundene et konkret svar om hele prosessen fra bestilling til levering.