Ailyz har en integrasjon med ReAI, et system for regnskap, nettbutikk, kasse og vareflyt. Koblingen er relevant når kundeservice trenger bedre sammenheng mellom samtalen med kunden og arbeidet som følger salget.
Kunden er sjelden opptatt av hvilket system som har svaret. Kunden vil vite hva som skjer videre: om ordren er sendt, hvor returen står, eller hvem som undersøker en betaling.
Begynn med spørsmålene dere svarer på hver dag
| Kunden spør | Dette må teamet avklare | Et nyttig svar forklarer |
|---|---|---|
| Hvor er bestillingen min? | Hvilken ordre og forsendelse kunden mener | Siste bekreftede hendelse og veien videre |
| Har dere mottatt returen? | Om returen bare er meldt inn eller faktisk mottatt | Hva dere vet, og hva som skal kontrolleres |
| Hvor blir det av refusjonen? | Om tilbakebetalingen er forespurt, godkjent eller behandlet | Bekreftet status uten å love at pengene er på konto |
| Hvorfor er beløpet forskjellig? | Hvilket salg, hvilken korrigering og hvilken betaling det gjelder | Hvem som undersøker avviket, og når kunden får svar |
Tabellen viser arbeidsflyter dere kan avklare ved oppsett. Hvilke opplysninger og handlinger som inngår, avhenger av konfigurasjon og tilganger. Avklar dette for hver arbeidsflyt dere vil bruke.
Skill kundesvaret fra den økonomiske handlingen
Ailyz støtter kundedialogen. ReAI brukes til arbeidet med virksomhetens underlag. Et ferdig svarutkast betyr ikke at en refusjon, kreditnota eller lagerendring er gjennomført.
Skill derfor mellom å lese opplysninger, foreslå en handling og utføre en endring. Begynn med gjennomgang og godkjenning av handlinger som påvirker penger, ordre eller lager. Hvis opplysningene mangler eller spriker, bør saken gå til en ansvarlig person fremfor å få et skråsikkert svar.
En avgrenset start
Velg én vanlig henvendelse, for eksempel oppfølging av returer. Avtal:
- Hvordan samtalen knyttes til riktig kunde og ordre.
- Hvilke opplysninger kundebehandleren skal ha tilgang til.
- Hvilken kilde som bestemmer gjeldende status.
- Hvem som godkjenner endringer og håndterer avvik.
- Hvordan kunden får beskjed når en annen person må undersøke saken.
Bruk anonymiserte eksempler på en vanlig retur, en delretur og et omstridt beløp. La teamet forklare hva det kan bekrefte på hvert trinn. Ikke kopier komplette økonomiske dokumenter inn i kundedialogen hvis en avgrenset referanse er nok.
Når er koblingen relevant?
Integrasjonen passer å vurdere når dere bruker ReAI til handel og regnskap og ønsker en tydeligere sammenheng med kundeservicen. Har dere en annen butikkplattform, bør dere også se på Shopify-integrasjonen og de øvrige integrasjonene .
Se nettbutikk og regnskap i ReAI for arbeidsflyten bak salget. Når en kundesak avdekker et regnskapsproblem som trenger faglig oppfølging, kan Aiak hjelpe med regnskapet for nettbutikken . Regnskapshjelp avtales separat og følger ikke automatisk med Ailyz-integrasjonen.
Ta utgangspunkt i deres kundeservice
Kontakt Ailyz og fortell hvilke henvendelser dere får mest av, og hvilke systemer dere bruker. Da kan vi gå gjennom arbeidsflyt, tilganger og ansvar. Ikke send kundedata eller sensitive regnskapsdokumenter i den første meldingen.
Se også det konkrete eksempelet på AI for retur og bytte .